Invoices and e-invoices

Warum sind E-Rechnungen wichtig?

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, Rechnungen digital, strukturiert und gesetzeskonform bereitzustellen. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD immer stärker an Bedeutung.

Während klassische PDF-Rechnungen für Menschen lesbar sind, enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert verarbeitet werden können. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Rechnungsprozesse effizienter gestalten.

Rechnungen und E-Rechnungen in HubSpot

HubSpot ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen direkt im CRM. Vertrieb, Kundenkommunikation und Abrechnung können dadurch in einem zentralen System zusammengeführt werden.

HubSpot entwickelt seine Funktionen rund um Rechnungen, Abrechnung und Zahlungsprozesse kontinuierlich weiter. Dabei ist wichtig, zwischen einer in HubSpot erstellten Rechnung und einer strukturierten E-Rechnung zu unterscheiden. Eine klassische PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung.

Auch die verfügbaren Funktionen können vom jeweiligen Rechnungs-, Zahlungs- und Abrechnungsprozess abhängen. Für Unternehmen, die ihre in HubSpot vorhandenen Rechnungsdaten unabhängig vom verwendeten Zahlungsweg in einen einheitlichen E-Rechnungsprozess überführen möchten, kann deshalb weiterhin eine ergänzende Lösung sinnvoll sein.

Für viele Unternehmen endet der Prozess zudem nicht mit der Rechnungserstellung. Rechnungsdaten und Dokumente müssen anschließend versendet, an die Buchhaltung übergeben, archiviert oder in weiteren Systemen verarbeitet werden.

Die Rolle von HSDSYNC

HSDSYNC setzt an den in HubSpot vorhandenen Rechnungsinformationen an und erweitert den Prozess um die Erstellung und den Versand strukturierter E-Rechnungen.

HubSpot kann dabei als führende Quelle für den Rechnungsprozess genutzt werden. HSDSYNC verarbeitet die relevanten Rechnungsdaten weiter und erstellt daraus E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Die Dokumente können anschließend automatisiert an die vorgesehenen Rechnungsempfänger versendet und in nachgelagerte Buchhaltungsprozesse übergeben werden.

Stripe kann ergänzend für Zahlungs- und Auszahlungsinformationen eingebunden werden, ist für die grundsätzliche Nutzung der Rechnungsfunktionen von HSDSYNC jedoch nicht erforderlich.

Für die Übergabe von Rechnungen und weiteren Dokumenten an DATEV stehen innerhalb von HSDSYNC zusätzliche Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Knowledge Docs zur DATEV-Integration.

Fokus auf Standards und Barrierefreiheit

HSDSYNC verfolgt das Ziel, moderne Rechnungsprozesse mit aktuellen Standards zu verbinden. Dazu gehören unter anderem:

• Unterstützung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format
• Orientierung an der europäischen Norm EN 16931
• Bereitstellung barrierefreier PDF-Dokumente nach PDF/UA
• strukturierte Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung

Damit verbindet HSDSYNC die strukturierte Verarbeitung von Rechnungsdaten mit dem Anspruch, Rechnungsdokumente zugleich barrierefrei und für Menschen zugänglich bereitzustellen.

Hinweis zum Öffnen der Dateien

In Tests kam es gelegentlich zu Problemen beim Öffnen von ZUGFeRD-PDF/UA-Dateien mit einzelnen PDF-Anwendungen. Falls ein Dokument im verwendeten PDF-Programm nicht korrekt geöffnet oder dargestellt wird, empfehlen wir, die Datei alternativ mit einem aktuellen Webbrowser wie Google Chrome, Firefox, Safari oder Microsoft Edge zu öffnen.

Vorteile für Unternehmen

• Weniger manuelle Arbeitsschritte
• Einheitliche Datenbasis zwischen Vertrieb und Buchhaltung
• Bessere Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen
• Unterstützung strukturierter E-Rechnungsformate
• Verbesserte Zugänglichkeit durch barrierefreie Dokumente
• Einheitlicher Rechnungsprozess unabhängig vom verwendeten Zahlungsweg

Empfohlene Konfiguration für den Rechnungsversand

Wenn HSDSYNC als führende Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen eingesetzt wird, empfehlen wir, den nativen automatischen Rechnungsversand von HubSpot entsprechend zu konfigurieren beziehungsweise zu deaktivieren.

Dadurch lassen sich parallele Versandprozesse vermeiden. Gleichzeitig kann HSDSYNC den Rechnungsversand erst dann starten, wenn die für den jeweiligen Prozess erforderlichen Kontakt-, Firmen- und Adressdaten vollständig vorliegen.

Empfohlene Einstellungen

Für einen konsistenten Rechnungsprozess empfehlen wir folgende Konfiguration:

• Deaktivieren Sie die automatische Rechnungserstellung für einmalige Zahlungen über Zahlungslinks, wenn die Rechnungserstellung vollständig über den nachgelagerten HSDSYNC-Prozess gesteuert werden soll.
• Deaktivieren Sie den automatischen Rechnungsversand für wiederkehrende Abonnements, wenn HSDSYNC den Versand übernehmen soll.
• Steuern Sie die Erstellung beziehungsweise Weiterverarbeitung und den Versand von E-Rechnungen zentral über HSDSYNC.

Warum diese Konfiguration sinnvoll ist

Bei Bestellungen über Zahlungslinks oder Checkout-Prozesse können Rechnungs- und Commerce-Prozesse bereits zu einem frühen Zeitpunkt gestartet werden. In diesem Moment stehen Kontakt-, Firmen- oder Adressdaten unter Umständen noch nicht vollständig zur Verfügung oder wurden noch nicht abschließend synchronisiert.

Durch die zentrale Steuerung des E-Rechnungsversands über HSDSYNC kann der Versand bewusst erst nach Abschluss der erforderlichen Datenverarbeitung erfolgen. Dadurch lassen sich doppelte Versandprozesse vermeiden und eine konsistente Rechnungskommunikation unterstützen.

Vorteile

Diese Konfiguration bietet insbesondere folgende Vorteile:

• Vermeidung paralleler Rechnungs- und Versandprozesse
• Vollständige Kontakt-, Firmen- und Adressdaten vor der Weiterverarbeitung
• Einheitlicher Versandkanal für E-Rechnungen
• Konsistente PDF- und E-Rechnungsdokumente
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit des gesamten Rechnungsprozesses

Hinweis: HubSpot entwickelt seine Revenue-, Rechnungs- und Zahlungsfunktionen kontinuierlich weiter. Die verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten können sich deshalb ändern. Prüfen Sie regelmäßig die aktuelle HubSpot-Dokumentation sowie die Empfehlungen in den HSDSYNC Knowledge Docs.

HSDSYNC entwickelt die Funktionen rund um Rechnungen und E-Rechnungen kontinuierlich weiter und orientiert sich dabei an den Anforderungen moderner Unternehmen sowie an aktuellen technischen und regulatorischen Rahmenbedingungen.