First steps

HSDSYNC installieren und einrichten

Willkommen bei HSDSYNC.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie HSDSYNC installieren, mit Ihrem HubSpot-Account verbinden, Ihre Testphase aktivieren und anschließend auf das Dashboard zugreifen.

Voraussetzungen

Für die Installation und Nutzung von HSDSYNC benötigen Sie:

  • einen aktiven HubSpot-Account,
  • die erforderlichen Berechtigungen zur Installation von Apps in HubSpot,
  • optional ein Stripe-Konto, wenn Sie Zahlungs- und Abrechnungsdaten aus Stripe verwenden möchten.

Ein separates HSDSYNC-Benutzerkonto ist nicht erforderlich. Sie müssen sich vor der Installation weder bei HSDSYNC registrieren noch eigene Zugangsdaten festlegen.

Stellen Sie vor der Installation sicher, dass Sie im richtigen HubSpot-Account angemeldet sind.

HSDSYNC installieren

1. HSDSYNC im HubSpot App Marketplace öffnen

Öffnen Sie HSDSYNC im HubSpot App Marketplace und wählen Sie App installieren.

2. Bei HubSpot anmelden

Falls Sie noch nicht bei HubSpot angemeldet sind, werden Sie zunächst zur HubSpot-Anmeldung weitergeleitet.

Verwenden Sie dafür ausschließlich Ihre vorhandenen HubSpot-Zugangsdaten. HSDSYNC benötigt kein eigenes Passwort und erhält keinen Zugriff auf Ihr HubSpot-Passwort.

3. HubSpot-Account auswählen

Wählen Sie den HubSpot-Account aus, den Sie mit HSDSYNC verbinden möchten.

Achten Sie besonders dann auf die richtige Auswahl, wenn Sie Zugriff auf mehrere HubSpot-Accounts haben.

4. Berechtigungen prüfen

Prüfen Sie die von HSDSYNC angeforderten Berechtigungen. Bestätigen Sie anschließend die Installation und die Verbindung mit Ihrem HubSpot-Account.

Die Verbindung wird über das OAuth-Verfahren von HubSpot hergestellt. Dabei erteilen Sie HSDSYNC gezielt die angezeigten Zugriffsberechtigungen. Eine zusätzliche Registrierung oder Anmeldung bei HSDSYNC ist nicht erforderlich.

5. HSDSYNC öffnen

Nach erfolgreicher Autorisierung ist Ihr HubSpot-Account mit HSDSYNC verbunden. Sie können die App anschließend direkt öffnen und mit der Einrichtung fortfahren.

Ersteinrichtung abschließen

Prüfen Sie nach dem Öffnen von HSDSYNC:

  • ob der richtige HubSpot-Account verbunden ist,
  • ob die erforderlichen Berechtigungen erteilt wurden,
  • welche Funktionen für Ihre Nutzung verfügbar sind,
  • ob Sie zusätzlich ein Stripe-Konto verbinden möchten.

Sie benötigen hierfür keine separaten HSDSYNC-Zugangsdaten. Der Zugriff erfolgt über die zuvor bestätigte Verbindung mit Ihrem HubSpot-Account.

Die Ersteinrichtung kann in der Regel innerhalb weniger Minuten abgeschlossen werden.

Tarif auswählen und Testphase starten

Nach der Installation von HSDSYNC über den HubSpot Marketplace ist die Testphase noch nicht automatisch aktiv.

Öffnen Sie zunächst die Settings Page von HSDSYNC in HubSpot und wählen Sie den gewünschten Tarif aus. Anschließend werden Sie zum Checkout weitergeleitet und richten dort das Abonnement ein.

Erst nach Abschluss dieses Vorgangs startet Ihre 14-tägige Testphase. Im Checkout wird angezeigt, dass die Abrechnung erst nach Ende der Testphase beginnt.

Wenn Sie das Abonnement nicht innerhalb der Testphase kündigen, wird es anschließend automatisch kostenpflichtig fortgeführt.

Nach Abschluss des Checkouts kehren Sie zu HSDSYNC zurück. Falls der Status noch nicht aktualisiert wurde, wählen Sie Refresh status. Sobald das Abonnement bestätigt wurde, ist die Testphase aktiv und HSDSYNC kann mit der Verarbeitung Ihrer Rechnungen beginnen.

Wichtig: Die Installation der App im HubSpot Marketplace allein aktiviert die Testphase noch nicht. Dafür muss zunächst ein Tarif ausgewählt und das zugehörige Abonnement im Checkout eingerichtet werden.

Stripe verbinden

Wenn Sie Zahlungs- und Abrechnungsdaten aus Stripe verwenden möchten, verbinden Sie Ihr Stripe-Konto mit HSDSYNC.

Folgen Sie dazu den Anweisungen innerhalb der App und bestätigen Sie die benötigten Zugriffsberechtigungen. Prüfen Sie anschließend, ob die Verbindung zu Stripe als aktiv angezeigt wird.

Erste Daten verarbeiten

Nach erfolgreicher Einrichtung verarbeitet HSDSYNC die verfügbaren Daten aus den verbundenen Systemen.

Abhängig von den aktivierten Funktionen können dazu beispielsweise gehören:

  • Umsatzdaten,
  • Rechnungsinformationen,
  • Zahlungsdaten,
  • Auszahlungsdaten,
  • Auswertungen und Reports.

Bis alle Informationen im Dashboard angezeigt werden, kann etwas Zeit vergehen. Die Dauer hängt vom Umfang der vorhandenen Daten ab.

Dashboard kennenlernen

Nach Abschluss der Einrichtung können Sie das HSDSYNC-Dashboard öffnen.

Das Dashboard bietet Ihnen einen kompakten Überblick über verfügbare Kennzahlen, Auswertungen und Reports. Welche Inhalte angezeigt werden, hängt von den verbundenen Systemen und den für Ihre Nutzung aktivierten Funktionen ab.

Prüfen Sie nach der Ersteinrichtung, ob die erwarteten Daten vollständig und plausibel dargestellt werden.

Zugriff über die HSDSYNC-Card in HubSpot

Sie können HSDSYNC direkt aus HubSpot heraus aufrufen.

Öffnen Sie dazu in HubSpot die Einstellungen der verknüpften Apps und wählen Sie HSDSYNC aus. Dort können Sie die HSDSYNC-Card für die seitliche Navigation innerhalb eines Datensatzes aktivieren.

Abhängig von Ihrer HubSpot-Lizenz können Sie festlegen, bei welchen Datensätzen die Card angezeigt wird. Dies funktioniert über eine bedingte Logik. Wählen Sie folgende Punkte im Seitenmenü:

  • Wenn
  • Datensatz-ID
  • Ist gleich
  • 1234567890 (tatsächliche ID des gewünschten Datensatzes eingeben)
  • Dann
  • Anzeigen

Anschließend mit OK bestätigen und Speichern und Beenden auswählen. Jetzt wird die Card nur in dem gewünschten Datensatz des Unternehmens angezeigt.

Über die HSDSYNC-Card erhalten Sie direkten Zugriff auf:

  • die Einstellungen von HSDSYNC,
  • das Dashboard der WebApp,
  • weitere verfügbare Funktionen und Ansichten.

Installation überprüfen

Prüfen Sie nach Abschluss der Einrichtung:

  • Ist der richtige HubSpot-Account verbunden?
  • Lässt sich HSDSYNC direkt aus dem verbundenen HubSpot-Account öffnen?
  • Ist ein Tarif ausgewählt und die Testphase aktiv?
  • Ist Stripe verbunden, sofern Sie Stripe verwenden möchten?
  • Werden die erwarteten Daten im Dashboard angezeigt?
  • Ist die HSDSYNC-Card in HubSpot erreichbar?

Wenn diese Punkte erfüllt sind, ist die grundlegende Einrichtung abgeschlossen.

Nächste Schritte

Nach erfolgreicher Einrichtung empfehlen wir:

  • die verfügbaren Reports kennenzulernen,
  • Ihre Rechnungs- und Zahlungsdaten zu prüfen,
  • die Einstellungen für den Rechnungsversand zu kontrollieren,
  • die Postfachkonfiguration einzurichten,
  • weitere Anleitungen und Video-Tutorials in den Knowledge Docs zu nutzen.

Benötigen Sie Unterstützung?

Sollten während der Installation oder Einrichtung Fragen auftreten, finden Sie in den Knowledge Docs weitere Anleitungen, Antworten auf häufige Fragen und Informationen zur Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team.

Teilen Sie uns bei einer Supportanfrage möglichst mit, an welcher Stelle der Einrichtung das Problem aufgetreten ist. Beschreiben Sie außerdem angezeigte Fehlermeldungen möglichst genau.

Unser Ziel ist es, Ihnen einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in HSDSYNC zu ermöglichen.