DATEV Integration

Die Verbindung zwischen HubSpot und DATEV

Für viele Unternehmen endet der Rechnungsprozess nicht mit der Erstellung einer Rechnung in HubSpot. Rechnungs- und Zahlungsdaten müssen anschließend an die Buchhaltung oder die steuerliche Beratung übergeben werden.

HSDSYNC verfolgt das Ziel, diesen Prozess möglichst effizient, nachvollziehbar und zukunftssicher zu gestalten.

Unser Integrationsansatz

Die Anforderungen an digitale Buchhaltungsprozesse entwickeln sich kontinuierlich weiter. Neue Schnittstellen, gesetzliche Vorgaben und technische Möglichkeiten verändern regelmäßig die verfügbaren Integrationswege.

Aus diesem Grund verfolgt HSDSYNC bewusst einen technologieoffenen Ansatz.

Anstatt sich dauerhaft auf einen einzelnen Übertragungsweg festzulegen, entwickeln wir die Plattform so, dass zukünftige und bereits etablierte DATEV-Schnittstellen flexibel unterstützt werden können.

Technische Vorbereitung

Bereits heute verfügt HSDSYNC über eine technische Grundlage für die Anbindung an bestehende DATEV-APIs.

Diese Vorbereitung ermöglicht es, verfügbare Schnittstellen effizient in zukünftige Versionen der Plattform zu integrieren und den Funktionsumfang kontinuierlich auszubauen.

Unterstützung bestehender DATEV-Prozesse

HSDSYNC unterstützt unterschiedliche Wege für die Übergabe von Belegen an DATEV. Unternehmen können den Übertragungsweg entsprechend ihrer bestehenden Buchhaltungsprozesse auswählen.

Für die automatisierte Belegübergabe stehen insbesondere zwei Wege zur Verfügung:

  • DATEV Unternehmen online: Ausgangsrechnungen und Auszahlungsberichte können über die für das jeweilige Unternehmen eingerichteten DATEV-Empfangsadressen direkt an DATEV Unternehmen online übergeben werden.
  • DATEV E-Rechnungsplattform: Unternehmen, die bereits die DATEV E-Rechnungsplattform nutzen, können diese weiterhin als Übertragungsweg in ihren Rechnungsprozess einbinden.

HSDSYNC legt sich damit nicht auf einen einzelnen DATEV-Prozess fest. Unternehmen können den für ihre Buchhaltung geeigneten Weg wählen und bestehende Arbeitsweisen weiter nutzen.

Offen für zukünftige Entwicklungen

Der Gesetzgeber sowie DATEV entwickeln die technischen Rahmenbedingungen für digitale Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse kontinuierlich weiter.

Insbesondere im Zusammenhang mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung bis zum Jahr 2028 rechnen wir mit weiteren technischen und organisatorischen Entwicklungen.

HSDSYNC bleibt deshalb bewusst flexibel, um zukünftige Standards und neue Schnittstellen zeitnah unterstützen zu können.

Zukunftssichere Architektur

Unser Ziel ist nicht lediglich die Anbindung einer einzelnen Schnittstelle.

Wir entwickeln HSDSYNC als Integrationsplattform, die verschiedene Übertragungswege unterstützen kann und Unternehmen langfristige Investitionssicherheit bietet.

Hierzu gehören unter anderem:

  • moderne API-basierte Integrationen
  • zukünftige DATEV-Schnittstellen
  • bestehende Übertragungsverfahren
  • strukturierte E-Rechnungsformate
  • automatisierte Buchhaltungsprozesse

Perspektive einer bidirektionalen Synchronisation

Neben der Übergabe von Rechnungs- und Buchhaltungsdaten prüfen wir bereits weiterführende Integrationsmöglichkeiten.

Dazu gehört insbesondere die Perspektive einer bidirektionalen Synchronisation zwischen HubSpot und DATEV. Welche Funktionen künftig sinnvoll umgesetzt werden, hängt sowohl von den verfügbaren technischen Schnittstellen als auch von den rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen ab.

Sobald diese Voraussetzungen eindeutig definiert sind, wird HSDSYNC den jeweils sinnvollsten und nachhaltigsten Integrationsweg unterstützen.

Belegübergabe an DATEV

Die DATEV-Integration von HSDSYNC unterstützt die automatisierte Übergabe von Belegen aus dem HSDSYNC-Prozess an DATEV. Im Mittelpunkt steht die direkte Übergabe an DATEV Unternehmen online. Alternativ kann für entsprechende Rechnungsprozesse die DATEV E-Rechnungsplattform genutzt werden.

Aktuell unterstützt HSDSYNC die automatisierte Übergabe von:

  • Ausgangsrechnungen
  • Auszahlungsberichten

Die Übertragung erfolgt über eine in HSDSYNC hinterlegte und verifizierte Absenderadresse an die für den gewählten DATEV-Prozess vorgesehene Empfangsadresse.

Ausgangsrechnungen an DATEV übertragen

Mit HSDSYNC erstellte Ausgangsrechnungen können automatisiert an DATEV Unternehmen online übergeben werden.

Dadurch muss der Rechnungsbeleg nach seiner Erstellung nicht zusätzlich manuell heruntergeladen und in DATEV hochgeladen werden. Der Versand kann direkt in den automatisierten Rechnungsprozess integriert werden.

Auszahlungsberichte an DATEV übertragen

Neben Ausgangsrechnungen können auch die in HSDSYNC erstellten Auszahlungsberichte automatisiert an DATEV Unternehmen online übertragen werden.

Die Auszahlungsberichte unterstützen die Abstimmung von Zahlungen und Auszahlungen und stellen der Buchhaltung die entsprechenden Informationen für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Damit können nicht nur einzelne Rechnungsbelege, sondern auch die zugehörigen Auszahlungsinformationen automatisiert in den nachgelagerten Buchhaltungsprozess eingebunden werden.

DATEV-Integration im Dashboard

Die DATEV-Konfiguration wird zentral über den Bereich Integrationen in HSDSYNC verwaltet.

Dort können die für die Belegübergabe erforderlichen Einstellungen hinterlegt und verwaltet werden. Dazu gehören insbesondere die Verbindung des verwendeten E-Mail-Kontos sowie die Konfiguration der vorgesehenen DATEV-Empfangsadressen.

HSDSYNC unterscheidet dabei zwischen den verschiedenen Dokumentarten. So können die Übertragungswege für Ausgangsrechnungen und Auszahlungsberichte entsprechend dem jeweiligen DATEV-Prozess konfiguriert werden.

Einrichtung des E-Mail-Versands

Für die Belegübergabe wird in HSDSYNC ein E-Mail-Konto verbunden. Dieses Konto dient als autorisierter Absender für die Übertragung der Dokumente. Anschließend werden die vorgesehenen Empfängeradressen für die jeweiligen DATEV-Prozesse hinterlegt.

Typischer Aufbau der Einrichtung:

  1. E-Mail-Konto verbinden
  2. Aktiven Versandprovider auswählen
  3. DATEV-Empfangsadresse für Ausgangsrechnungen hinterlegen
  4. DATEV-Empfangsadresse für Auszahlungsberichte hinterlegen
  5. Optional weitere Empfänger oder Blindkopien konfigurieren
  6. Einstellungen speichern
  7. Testversand durchführen und Verbindung prüfen

So lässt sich die Übertragung zunächst kontrollieren, bevor sie für produktive Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse eingesetzt wird.

Automatisierter Buchhaltungsprozess

Durch die Kombination der Rechnungs- und Reporting-Funktionen entsteht ein durchgängiger Prozess zwischen HubSpot, HSDSYNC und DATEV.

HSDSYNC kann die benötigten Dokumente erstellen und anschließend automatisiert an den vorgesehenen DATEV-Prozess übergeben. Dadurch werden manuelle Downloads und erneute Uploads reduziert und die für die Buchhaltung relevanten Dokumente stehen strukturiert für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Unser Anspruch

Wir möchten Unternehmen keine kurzfristige Insellösung anbieten, sondern eine Plattform, die sich an zukünftige Entwicklungen anpassen kann.

Deshalb stehen bei HSDSYNC Offenheit, Erweiterbarkeit und Investitionssicherheit im Mittelpunkt der DATEV-Integration.