Invoices and e-invoices

Warum sind E-Rechnungen wichtig?

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, Rechnungen digital, strukturiert und gesetzeskonform bereitzustellen. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD immer stärker an Bedeutung.

Während klassische PDF-Rechnungen für Menschen lesbar sind, enthalten E-Rechnungen zusätzlich strukturierte Daten, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert verarbeitet werden können. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und Fehlerquellen minimiert.

Rechnungen in HubSpot

HubSpot ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen direkt im CRM. Vertrieb, Kundenkommunikation und Abrechnung können dadurch in einem zentralen System zusammengeführt werden.

Für viele Unternehmen endet der Prozess jedoch nicht mit der Rechnungserstellung. Rechnungsdaten müssen häufig in Buchhaltungs- oder Steuerberatungssysteme überführt, archiviert und weiterverarbeitet werden.

Die Rolle von HSDSYNC

HSDSYNC unterstützt Unternehmen dabei, die Lücke zwischen CRM, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung zu schließen.

Die Plattform verbindet HubSpot und Stripe mit nachgelagerten Buchhaltungsprozessen und schafft die Grundlage für einen effizienten und nachvollziehbaren Rechnungsworkflow.

Fokus auf Standards und Barrierefreiheit

HSDSYNC verfolgt das Ziel, moderne Rechnungsprozesse mit aktuellen Standards zu verbinden. Dazu gehören unter anderem:

• Unterstützung von E-Rechnungsstandards im Format ZUGFeRD
• Orientierung an der europäischen Norm EN 16931
• Bereitstellung barrierefreier PDF-Dokumente nach PDF/UA
• Strukturierte Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung

Nach aktuellem Kenntnisstand gehört HSDSYNC zu den ersten Lösungen weltweit, die E-Rechnungen und barrierefreie PDF/UA-Dokumente gemeinsam in den Mittelpunkt eines integrierten Rechnungsprozesses stellen.

Hinweis zum Öffnen der Dateien

In den Tests kam es gelegentlich zu Problemen beim Öffnen der ZUGFeRD-PDF/UA Dateien. Bitte verwenden Sie einen Webbrowser wie Google Chrome, Firefox, Safari oder Microsoft Edge für das Öffnen der Dokumente, falls Sie Probleme mit dem Acrobat Reader haben sollten.

Vorteile für Unternehmen

• Weniger manuelle Arbeitsschritte
• Einheitliche Datenbasis zwischen Vertrieb und Buchhaltung
• Bessere Nachvollziehbarkeit von Rechnungsprozessen
• Unterstützung aktueller gesetzlicher Anforderungen
• Verbesserte Zugänglichkeit durch barrierefreie Dokumente

Empfohlene Konfiguration für den Rechnungsversand

Wenn HSDSYNC als führende Lösung für die Erstellung und den Versand von Rechnungen eingesetzt wird, empfehlen wir, den nativen automatischen Rechnungsversand von HubSpot zu deaktivieren.

Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen ausschließlich über HSDSYNC erstellt und versendet werden. Gleichzeitig werden parallele Versandprozesse vermieden und Rechnungen erst dann erzeugt, wenn alle relevanten Kontakt-, Firmen- und Adressdaten vollständig vorliegen.

Empfohlene Einstellungen

Für einen konsistenten Rechnungsprozess empfehlen wir folgende Konfiguration:

• Deaktivieren Sie die automatische Rechnungserstellung für einmalige Zahlungen über Zahlungslinks.
• Deaktivieren Sie den automatischen Rechnungsversand für wiederkehrende Abonnements.
• Steuern Sie die Erstellung und den Versand von Rechnungen ausschließlich über HSDSYNC.

Warum diese Konfiguration sinnvoll ist

Bei Bestellungen über Zahlungslinks oder Checkout-Prozesse können Rechnungs- und Commerce-Prozesse bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt gestartet werden. In diesem Moment stehen Kontakt-, Firmen- oder Adressdaten unter Umständen noch nicht vollständig zur Verfügung oder wurden noch nicht abschließend synchronisiert.

Durch die zentrale Steuerung des Rechnungsversands über HSDSYNC kann der Versand bewusst erst nach Abschluss der erforderlichen Datenverarbeitung erfolgen. Dadurch lassen sich doppelte Versandprozesse vermeiden und eine konsistente Rechnungskommunikation sicherstellen.

Vorteile

Diese Konfiguration bietet insbesondere folgende Vorteile:

• Vermeidung paralleler Rechnungs- und Versandprozesse
• Vollständige Kontakt-, Firmen- und Adressdaten vor der Rechnungserstellung
• Einheitlicher Versandkanal für alle Rechnungen
• Konsistente PDF- und E-Rechnungsdokumente
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit des gesamten Rechnungsprozesses

Hinweis: Die verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten in HubSpot können sich mit zukünftigen Versionen ändern. Prüfen Sie daher regelmäßig die aktuelle HubSpot-Dokumentation sowie die Empfehlungen in den HSDSYNC Knowledge Docs.

HSDSYNC entwickelt die Funktionen rund um Rechnungen und E-Rechnungen kontinuierlich weiter und orientiert sich dabei an den Anforderungen moderner Unternehmen sowie an aktuellen regulatorischen Vorgaben.